گواهی عدم حضور در دفترخانه

منظور از گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟

برای صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه ضرورتی به عدم حضور فیزیکی نیست. یعنی حتی اگر طرفین مبایعه نامه یا یکی از آن ها در محل دفترخانه حضور فیزیکی داشته باشد اما الباقی ثمن معامله یا اسناد و بنچاق ملک را آماده یا ارائه نکند، همین شرایط خودش به منزله عدم حضور است و به همین دلیل، توصیه می کنیم که در خصوص چگونگی حضور طرفین قولنامه یا قرارداد پیش بینی های لازم و قانونی را انجام بدهید تا در زمان بروز چنین وضعیتی تکلیف دفترخانه و طرفین برای صدور یا عدم صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه حضور مشخص باشد و جایی برای اعتراض باقی نماند. به همین منظور در اکثر قراردادهای پرینتی یا دارای کد رهگیری عبارت ذیل در قالب یک بند ذیل ماده چهار قرارداد ذکر می شود:

” عدم ارائه مستندات و مدارک لازم جهت تنظیم سند از طرف فروشنده و عدم پرداخت ثمن توسط خریدار در حکم عدم حضور است و سردفتر در موارد مذکور مجاز به صدور گواهی عدم حضور می باشد.”

نکته مهم دیگری که خریداران خانه و آپارتمان لازم است به آن توجه کنند این است که در موعد مقرر برای انتقال سند رسمی ملک باید از وجه نقد یا چک تضمین شده یا چک بانکی برای پرداخت الباقی ثمن معامله استفاده کنید. بنابراین ارائه چک شخصی بابت الباقی ثمن معامله پذیرفته نیست و سردفتر به درخواست فروشنده مباردت به صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه می نماید. پس باید چند روز قبل نسبت به آماده کردن الباقی ثمن یا وجه معامله به صورت نقد یا در قالب چک تضمین شده یا بانکی اقدام کنید.

همچنین فروشندگان نیز باید بدانند که حضور فیزیکی بدون آماده کردن شرایط انتقال سند رسمی ملک به نامه خریدار موجب صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه به درخواست خریدار خواهد شد. برای مثال اگر ملک در رهن بانک باشد یا در بازداشت باشد و در قولنامه متعهد به فک رهن یا رفع بازداشت شده اید باید قبل از مود سند نسبت به رفع موانع قانونی برای انتقال سند ملک اقدامات لازم را انجام بدهید و الا باید از عهده خسارت قراردادی یا روزانه مندرج در قولنامه برآیید که ممکن است خسارت سنگینی را متوجه فروشنده بی احتیاط نماید.

مبنا و چگونگی صدور گواهی گواهی عدم حضور در دفترخانه

در چند سال اخیر با الکترونیکی شدن اقدامات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی، امروزه شاهد آن هستیم که گواهی عدم حضور نیز بر اساس یک تیپ و متن واحدی که در سامانه اینترنتی سازمان ثبت تعریف شده است صادر می شود. اما قانوناً متن و نوشته رسمی برای صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه در هیچ یک از قوانین جاری و موضوعه ایران اعم از قانون ثبت یا قانون مدنی دیده نمی شود.

حتی صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه به صورت پرینتی از سوی دفاتر اسناد رسمی فاقد الزام قانونی است. اخیراً که برای تنظیم سند یک ملکی که خریداری نمودم به محل دفترخانه رفتم و چون فروشنده حاضر نشده بود از سردفتر تقاضای صدور گواهی عدم حضور نمودم که سردفتر اظهار نمودند برق قطع است و امکان صدور گواهی عدم حضور به صورت سیستمی و پرینتی وجود ندارد که به ناگزیر به صورت دستی مبادرت به تنظیم آن نمودند که البته خوشبختانه فروشنده با یک ماه تاخیر مبادرت به انتقال سند رسمی ملک نمود.

شیوه صحیح تنظیم متن گواهی عدم حضور چیست؟

از آنجایی که علت صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه استفاد از یک سری مزایای قانونی وقراردادی می باشد لذا لازم است که هنگام تنظیم متن این گواهی به چند نکته توجه شود تا در زمان طرح دعوا در دادگاه با ایرادات قانونی از سوی قاضی دادگاه یا وکیل طرف مقابل مواجه نشوید.
در متن گواهی عدم حضور حتما باید موارد ذیل درج شود و الا اعتبار آن خدشه دار می شود:
– درج تاریخ حضور خریدار یا فروشنده قولنامه
– درج شماره و تاریخ قولنامه
– شماره و مشخصات دفترخانه
– درج چگونگی ارائه الباقی ثمن معامله مثلا به صورت نقد یا چک که در مورد اخیر باید ضمن اخذ کپی از چک باید مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور درج شود
اگر به مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور اشاره نشود یا یک نسخه کپی از آن تهیه نشود بعدها که بخواهید از مزایای این گواهی استفاده کنید با ایراد قانونی مواجه خواهید شد.

نمونه متن گواهی عدم حضور در دفترخانه

نظر به اینکه با توجه به مدارک ابرازی از طرف ….. مقرر بوده است که سند …. حاکی از (انتقال قطعی اجاره، صلح) ملک پلاک …. واقع در …. با شرایط مذکور در آن مدارک در تاریخ …. در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجا که سند مذکور به علت …. (علت باید به صورت کامل نوشته شود) تا آخر وقت اداری روز …. ثبت نشده است. به تقاضا آقای/ خانم …. و بر اساس دستور شماره … این گواهی از طرف اینجناب …… سردفتر / کفیل دفتر تنظیم و به نام برده تسلیم گردید.

آیا امکان تغییر تاریخ تنظیم سند رسمی ملک یا آپارتمان وجود دارد؟

گاهی اوقات خریدار و فروشنده با توافق یکدیگر زمان حضور در دفترخانه را جهت انتقال سند رسمی ملک تغییر می دهند. علت تغییر هر چه باشد بستگی به توافق طرفین دارد و نیازی به درج علت تغییر تاریخ تنظیم سند نمی باشد. آنچه مهم می باشد این است که حتماً باید تاریخ جدید حضور طرفین در دفترخانه به صورت کتبی صورتجلسه شده و به امضاء و اثر انگشت طرفین یا وکیل یا نماینده قانونی آن ها برسد.

اگر خرید و فروش خانه و آپارتمان را از طریق مبایعه نامه و قولنامه های دست نویس انجام دادید برای تغییر تاریخ و حتی دفترخانه می توانید از پشت آنها برای اصلاح و تنظیم صورتجلسه استفاده کنید. اما چنانچه معامله را در دفاتر مشاورین رسمی عضو اتحادیه های املاک سراسر کشور انجام دادید برای اصلاح و یا تغییر تاریخ یا مشخصات دفترخانه باید به همان بنگاه یا دفتر املاک مراجعه کنید تا نسبت به تنظیم و صدور متمم نامه از طریق سامانه ثبت معاملات کشور اقدام نماید. متمم نیز باید به امضاء و اثر انگشت خریدار و فروشنده یا وکلای آنها و متصدی بنگاه یعنی کسی که جواز و پروانه کسب به نام اوست برسد.

اهمیت صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟

فلسفه صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه این است که هر یک از خریدار و یا فروشنده ملک که در موعد مقرر در دفترخانه حاضر شده و موفق به دریافت این گواهی از دفترخانه شده است بتواند از طریق مراجعه به محاکم و دادگاه های حقوقی و طرح دعوا علیه طرف دیگر معامله وی را الزام به حضور در دفترخانه و انجام تعهدات قانونی و پرداخت وجه التزام قراردادی نماید. معمولا در قراردادهای پرینتی و برخی قولنامه ها شرط می شود که در صورت عدم حضور هریک از خریدار یا فروشنده پس از صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه طرف دیگر باید روزانه مبلغی را بع عنوان خسارت به طرف دیگر بپردازد. وجه التزام قراردادی یک سوپاپ اطمینان و یک اهرم مالی برای فشار آوردن به طرف مقابل است تا هر چه سریع تر نسبت به انجام تعهدتش در برابر طرف دیگر اقدام کند و الا باید از عهده تمام خسارات روزانه یا مبلغ ثابتی که در قرارداد و یا قولنامه نوشته شده است تا زمان تنظیم سند یا پرداخت الباقی ثمن معامله برآید.
اگر در مبایعه نامه یا قولنامه مبلغی به عنوان خسارت یا وجه التزام پیش بینی نشده باشد یا مبلغ بسیار ناچیزی مقرر شده باشد در این صورت دریافت گواهی عدم حضور تاثیری در اجبار طرف مقابل به انجام تعهد ندارد. مگر اینکه شرط شده باشد در صورت صدور گواهی عدم حضور اختیارفسخ قرارداد یا قولنامه و اخذ مبلغی به عنوان خسارت به نفع کسی که در دفترخانه حاضر شده و گواهی عدم حضور را دریافت کرده پیش بینی شود.

زمان و مدارک لازم برای صدور گواهی عدم حضور چیست؟

برای دریافت گواهی عدم حضور فقط می توانید در تاریخ تعیین شده در قولنامه با مبایعه نامه به دفترخانه مقرر در آن مراجعه کنید. حتی یک روز قبل یا بعد از تاریخ موعد محضر منجر به صدور گواهی عدم پرداخت توسط دفترخانه نخواهد شد. گاهی اوقات در جلسات مشاوره حضوری در رابطه با عدم حضور از مراجعین شنیده می شود که مثلا من در تاریخ مندرج در قرارداد در دفترخانه حاضر نشدم اما فردای آن روز یک اظهارنامه برای طرف مقابل ارسال کردم و تاریخ جدیدی را تعیین کردم و در آن تاریخ وی در دفترخانه حاضر نشد و آیا الان می توانم در دادگاه از او شکایت کنم و خسارت دریافت کنم؟

پاسخ این است که علت عدم حضور شما هرچه که باشد تاثیری نداشته و ارسال اطهارنامه باعث تغییر تاریخ محضر نمی شود و بنابرای حقی برای دریافت گواهی عدم حضور برای شما ایجاد نمی کند و هیچ دفترخانه ای هم تکلیفی به صدور گواهی عدم پرداخت بعد از تاریخ مندرج در قرار ندارد. ضمنا در برخی از قراردادهای خرید و فروش ملک تاریخی برای حضور در دفترخانه درج نمی شود که در این موارد نیز امکان تعیین تاریخ محضر با ارسال اظهارنامه وجود ندارد. تنها راه ممکم تنظیم صورتجلسه جداگانه یا در پشت قرارداد با امضا و اثر انگشت طرفین است که تاریخی را برای حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی ملک تعیین نمایند یا تاریخ قبلی را تغییر بدهند. حتی مشاور املاک تنظیم کننده قرارداد نیز صلاحیت تغییر تاریخ دفتراخنه را بدون امضای یک طرف قرارداد ندارد.

مهم ترین مدارک لازم برای تنظیم سند و اخذ گواهی عدم پرداخت عبارتند از:

• سند تک برگی و ششدانگ ملک یا آپارتمان موضوع قرارداد یا مبایعه نامه
• مدارک هویتی شامل کارت ملی و شناسنامه
• وکالتنامه یا برگ نمایندگی ( اگر اصیل یا مالک اصلی خارج از ایران هستند یا بنا به دلایلی در موعد محضر امکان حضور ندارند)
• قولنامه یا مبایعه نامه عادی یا رسمی یا پرینتی دارای کد رهگیری، که بین خریدار و فروشنده تنظیم و امضاء شده است. (فرقی ندارد که قولنامه را اصیل یا وکیل یا نماینده قانونی او مانند ولی یا قیم امضاء کرده باشد.)
• قیم نامه در مواقعی که قیم به جای صغیر و با اجازه اداره سرپرستی معامله می کند.
• بنچاق سند و مدارک و اسناد قبلی ملک (مثلا پایان کار،قولنامه های قبلی و غیره)
• پایان کار جدید ملک
• مفاصا حساب شهرداری
• مفاصا حساب دارایی
• استعلام بند (ز) مبنی بر عدم بازداشت ملک از اداره ثبت که توسط دفترخانه تنظیم کننده سند انجام خواهد شد.

جهت کسب اطلاع از کلیه موارد حقوقی در مبایعه نامه ها و اجاره نامه ها با کارشناسان حقوقی املاک بزرگ پونک با شماره های زیر در ارتباط باشید.

44444194_44481400_44485400